En devenant Assistante Virtuelle, vous pouvez choisir l’endroit d’où vous travaillez.
Que ce soit depuis le confort de votre maison, dans votre café préféré ou bien en week-end à l’étranger…
Vous pouvez effectuer vos missions d’où vous voulez.
Aujourd’hui, je réponds à une question qui revient très souvent : Comment être une bonne Assistante Virtuelle pour ses clients ?
Vous vous demandez peut-être comment vous pourrez être une bonne Assistante Virtuelle efficace et productive à distance ?
Dans cet article, on va découvrir comment j’ai pu travailler à distance en tant qu’Assistante Virtuelle. Et comment des centaines de femmes génèrent un complément de revenu depuis le confort de leur maison.
Si vous ne connaissez pas, moi, c’est Julie. J’ai accompagné plus de 1000 femmes à créer leur activité d’Assistante Virtuelle prospère en 3 étapes.
Allez, c’est parti pour cette vidéo !
Point n°1 pour être une bonne Assistante Virtuelle : la communication
Pour travailler à distance, il est essentiel de garder un contact permanent avec vos clients et que vous soyez facilement joignable.
Bien sûr, vous pouvez imposer des limites en disant que vous ne travaillez pas le week-end, ou que vous n’êtes plus disponible à partir de 16 heures.
Pour être une bonne Assistante Virtuelle, il faut donner un cadre à vos clients. Cela évite les malentendus et les frustrations en cas de message envoyé et resté sans réponse tout le weekend.
C’est votre droit et surtout, vous êtes libre de vous organiser comme vous le souhaitez. C’est vraiment ça l’avantage d’être Assistante Virtuelle.
Voyons ensemble les différents outils à maîtriser pour être une bonne Assistante Virtuelle :
WhatsApp & Messenger
Dans un premier temps, gardez en tête qu’il faudra vous adapter à ce que votre client utilise déjà. Surtout si vous souhaitez être une bonne Assistante Virtuelle, il faut montrer votre adaptabilité et une maîtrise de plusieurs outils différents.
Mais rassurez-vous, vous ne devez pas tous les connaître, ce sont souvent les mêmes outils qui sont employés partout.
Et donc pour être une bonne Assistante Virtuelle, il faut être disponible sur WhatsApp ou Messenger.
Ce sont des simples outils et intuitifs que tout le monde connaît. Et si votre client choisit de communiquer sur ces outils, ça vous permettra d’être rapidement opérationnelle.
Slack
Il y a un autre outil qui est assez connu maintenant, c’est Slack, et je collabore avec 75% de mes clients sur cet outil maintenant.
Deux possibilités s’offrent à vous. Soit votre client utilise déjà Slack, et vous pouvez lui demander qu’il vous ajoute en tant que membre dans son espace.
Soit, il n’a pas encore Slack et vous pouvez lui proposer de rejoindre votre propre espace.
Ce qu’il y a de pratique avec cet outil, c’est que vous pouvez créer différents canaux en fonction de vos clients ou en fonction des différents types de missions par exemple.
Être une bonne Assistante Virtuelle, c’est s’assurer que chaque client a son espace propre. C’est plus facile de jongler entre les différentes missions de vos clients si c’est bien organisé.
Zoom
Ensuite, un autre outil de communication très efficace, c’est Zoom. Vous connaissez sûrement cet outil qui vous permet de créer ou de participer à des conférences en ligne.
C’est un outil intuitif, et le point bonus : Vous pouvez connecter Zoom à votre Agenda.
Donc dès que vous créez une réunion Zoom, elle apparaîtra directement dans votre Agenda. Et pour être une bonne Assistante Virtuelle, l’organisation est la clé.
Alors certes, ça fait gagner 1 ou 2 minutes. Mais si on les multiplie par le nombre de réunions que vous avez avec chaque client, c’est du temps que vous dégagez pour être plus efficace.
Calendly
Autre outil qui est important à connaître pour être une bonne Assistante Virtuelle, c’est Calendly. C’est l’un de mes préférés !
Calendly vous permet de montrer directement à vos clients et futurs clients quels sont vos différents créneaux de disponibilité.
Donc si par exemple, votre client veut prendre rendez-vous avec vous, il n’a plus besoin de vous poser la question par message pour convenir d’une date et d’une heure. Il pourra directement voir quand est-ce que vous êtes disponible, et il pourra choisir le créneau qu’il souhaite.
Petit bonus : vous pouvez connecter Zoom à votre événement Calendly, donc dès que votre client choisit un créneau, la réunion Zoom est créée et programmée, et vous pourrez la retrouver dans votre Agenda.
Comme vous pouvez le voir, tout se fait automatiquement.
Ces automatisations vous font gagner énormément de temps, et montrent à votre client que vous êtes professionnelle.
Ces outils de communication sont importants parce que quand vous travaillez à distance, garder régulièrement contact avec vos clients est vraiment essentiel.
Que ce soit sur l’avancée dans vos missions, les résultats d’un post que vous venez de publier, ou pour des demandes de retour, il faut montrer que vous êtes active.
Parce qu’en étant à distance, votre client peut penser que vous n’avancez pas ou que vous n’êtes pas réellement engagée dans ce que vous faites.
Encore une fois, pour être une bonne Assistante Virtuelle, vous devez faire gagner du temps à vos clients et de leur alléger la charge de travail.
Point n°2 pour être une bonne Assistante Virtuelle : avoir une bonne gestion des projets à distance
C’est important que votre client puisse voir où vous en êtes dans l’avancement de vos projets.
Encore une fois, ça va dépendre des outils que vos clients utilisent déjà, mais il y a 2 outils qui sont très souvent utilisés et qui sont gratuits :
Trello et Notion
Trello est très intuitif et facile d’utilisation, il fonctionne sous forme de cases que vous pouvez déplacer facilement d’une colonne à une autre. Ainsi, vous pourrez créer une case pour chaque tâche, et une colonne pour chaque état d’avancement.
Par exemple ? Vous pouvez créer une colonne “à faire”, une colonne “en cours” et une colonne “terminé”.
Vous pouvez donner le nom de la tâche et vous pourrez y indiquer des étapes avec une checklist. Et à chaque fois que vous avez terminé une étape, vous pouvez déplacer la case dans la colonne suivante.
Vous pouvez aussi inclure des deadlines à chaque tâche et créer des rappels quand la date limite approche.
Notion a cette fonction aussi, et vous pouvez aller plus loin en termes d’organisation et du suivi de l’avancement des missions.
En tout cas, avec ces deux outils, vous pouvez avoir une très bonne organisation dans laquelle votre client pourra voir exactement où vous en êtes.
Ça permettra à votre client de ne pas se demander si vous avez commencé la mission, où est-ce que vous en êtes, est-ce que vous avez des difficultés, etc. Votre client n’a ni le temps ni l’énergie pour ça.
Conclusion pour être une bonne Assistante Virtuelle
Pour finir, être une bonne Assistante Virtuelle, c’est aussi être vigilante sur les aspects de communication et de gestion de projet.
N’oubliez pas, la première impression que vous faites à vos clients détermine le reste de votre relation.
Donc si votre client voit que vous êtes impliquée dans ce que vous faites, que vous êtes sérieuse, que vous respectez vos délais et que vous le tenez informé de l’avance des projets, il se forgera une bonne opinion de vous.
Bien sûr, certains clients auront besoin d’un partage quotidien, alors que pour d’autres, ça sera une fois par semaine, une fois tous les 15 jours ou une fois par mois.
À vous de convenir avec vos clients de ce qui fonctionne le mieux pour eux.
N’oubliez pas, un client satisfait est le meilleur ambassadeur et la meilleure publicité que vous pouvez avoir en tant qu’Assistante Virtuelle.
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