Quelles sont les missions de l’assistante virtuelle ?
L’activité d’Assistante Virtuelle est UN des meilleurs moyens pour pouvoir rapidement vivre le quotidien que vous désirez. Découvrez dans cet article les missions d’assistante virtuelle.
En effet, en tant qu’Assistante Virtuelle, vous pourrez gérer vous-même votre emploi du temps. C’est l’idéal pour avoir plus de temps avec votre famille ainsi que pour vos passions.
Vous pourrez aussi travailler de n’importe où. Et en ayant quelques clients, vous pourrez gagner plus d’argent qu’avec votre job actuel.
Mais il y a une question qui vous vient sûrement (en tout cas, ça l’a été pour les membres de Web Workeuses) : “Qu’est-ce que je peux proposer comme mission en tant qu’Assistante Virtuelle ?”.
C’est pourquoi j’ai décidé de créer cet article sous forme de guide. Je vous y partage les 7 missions qui vous aideront à lancer votre activité et devenir une Assistante Virtuelle épanouie.
Parce que c’est vrai que quand on entend parler de ce métier d’Assistante Virtuelle…
On pense directement à de l’assistanat, dans le monde du digital, mais on ne sait pas vraiment ce que c’est.
Et si vous ne savez pas ce que vous pourrez faire concrètement, vous avez peut-être du mal aujourd’hui à vous projeter dans cette nouvelle vie d’assistante virtuelle.
Mission n°1 d'une Assistante Virtuelle : Les Tâches Administratives
Je sais que c’est quelque chose que vous aimez faire la plupart du temps.
Vous serez entre guillemet la super-héroïne de vos clients. Pourquoi ? Parce que ce sont des missions qui ont énormément de valeur pour les entrepreneurs.
Il y a énormément de clients qui ont besoin d’une Assistante Virtuelle pour ce genre de missions. Pourquoi ? Parce que quand ils lancent une entreprise, la charge administrative peut rapidement devenir un ENFER.
C’est quelque chose qui leur prend beaucoup de temps. Et donc ? Ça les empêche d’avancer sur des choses plus importantes pour eux. Par exemple, la stratégie, le service client ou la création de nouveaux produits.
En clair, ces tâches administratives les empêchent de faire ce qu’ils aiment et ce dans quoi ils sont bons. Mais surtout, ça les freine dans leur envie de passer à l’étape supérieure dans leur business.
Alors en tant qu’Assistante Virtuelle, vous pourrez les aider en vous occupant de tout ce qui est :
- Devis / Factures / Relances (aider votre client à maintenir un bon flux de trésorerie et à renforcer ses relations commerciales).
- Comptabilité (aider votre client à maintenir sa situation financière en ordre).
- Gestion de Calendrier (s’assurer que l’agenda de votre client soit bien organisé, en planifiant des réunions, des rendez-vous, des voyages d’affaires, et en évitant les doubles réservations).
- Gestion de boîte mail (trier, organiser, archiver, et répondre aux e-mails).
- Classement et Organisation des dossiers / fichiers numériques (pour que votre client puisse s’y retrouver plus facilement).
- Amélioration des processus en place (identifier des moyens d’automatiser des tâches récurrentes, d’optimiser les flux de travail, et d’introduire de nouvelles technologies pour rendre l’entreprise de votre client plus efficace).
Mission n°2 : La Satisfaction Client
Votre client aura toujours des clients.
Et même s’il va s’occuper de la majeure partie de la dérivabilité du produit ? Vous pourrez lui être d’une grande aide.
Comment ? Tout simplement en l’aidant sur :
-
- Le Service Après-Vente (suivi de commandes et résoudre les problèmes s’il y en a).
-
- Le Service Client par email ou sur les réseaux sociaux (réponse aux questions des clients, traiter les réclamations, fournir des informations sur les produits ou services).
-
- L’Onboarding Client (accueillir les clients pour qu’ils puissent avoir toutes les informations nécessaires pour utiliser le produit ou le service de votre client).
-
- La Remontée des Feedbacks Clients (compiler les commentaires clients, les analyser et les partager à votre client afin qu’il puisse améliorer son produit).
En l’aidant sur ces missions ? Vous allez permettre à votre client d’avoir une meilleure relation avec ses clients. Et ça, c’est essentiel pour qu’ils puissent parler de lui autour d’eux, ou acheter les futurs produits de votre client.
En effet, un client satisfait est le meilleur ambassadeur que l’on puisse avoir.
Troisième mission pour une Assistante Virtuelle : Le Recrutement
En tant qu’Assistante Virtuelle ? Il y a de grandes chances pour que vous soyez le premier recrutement de votre client.
Mais rapidement, s’il a un Chiffre d’Affaires assez élevé et a envie d’aller encore plus loin avec son entreprise ? Il aura besoin d’autres personnes pour l’aider.
Il va peut-être vouloir recruter une Rédactrice Web, une Community Manageuse, une Closeuse ou une Graphiste par exemple.
Vous pourrez être une grande aide pour votre client parce qu’il n’est sûrement pas habitué à gérer ce genre de processus.
Là où vous pourrez l’aider, c’est sur :
- La mise en place du processus de recrutement (l’aider à définir les étapes clés de ce processus et s’assurer qu’il soit efficace et aligné avec les besoins de son entreprise).
- La création d’un tableau de suivi (permettre à votre client d’observer de loin la mise en place du processus).
- La rédaction d’annonce (très important dans le recrutement, pour éviter les mauvais profils, vous pourrez rédiger des annonces engageantes qui mettent en avant les qualifications requises, les responsabilités, et les avantages offerts par l’entreprise de votre client).
- La diffusion de l’annonce (sur des plateformes de recrutement, des sites webs spécialisés et les réseaux sociaux).
- La chasse des candidats (mener une recherche proactive de candidats en explorant des bases de données et des réseaux professionnels).
- La pré-sélection des candidats (faire un tri selon des critères bien définis).
Si vous aimez le contact humain et que vous avez l’impression d’avoir une bonne analyse des autres, ce sont des missions faites pour vous !
Mission n°4 : Les Réseaux Sociaux
Aujourd’hui, les entreprises n’ont plus le choix : elles doivent être sur les réseaux sociaux.
Que ce soit Facebook, Instagram, LinkedIn, YouTube, Pinterest ou autre, il y a 95% de chances que votre client se trouve sur les réseaux sociaux.
Mais rapidement, ça peut être quelque chose de très chronophage.
Vous pourrez donc aider votre client sur :
-
- La stratégie de contenu (aider à trouver des idées et à développer un calendrier éditorial afin de maintenir une cohérence globale et une régularité).
-
- La planification de posts (organiser et programmer les publications).
-
- L’analyse des performances de chaque post (fournir un rapport sur les indicateurs clés tels que l’engagement et la croissance de l’audience).
-
- La réponse aux commentaires (surveiller l’espace commentaire, le modérer, répondre aux commentaires et aussi gérer les messages privés afin d’assurer une communication efficace entre votre client et sa communauté).
-
- La gestion de la chaîne YouTube de votre client (création de miniatures, la recherche de mots clés, la programmation, ou encore une fois la modération des commentaires).
- La gestion de la chaîne YouTube de votre client (création de miniatures, la recherche de mots clés, la programmation, ou encore une fois la modération des commentaires).
Missions n°5 d'une Assistante Virtuelle : La Création de Contenu
Pour que les réseaux sociaux de votre client fonctionnent, il faut que le texte et le visuel soient un minimum captivants. Je ne parle pas de beauté et d’esthétisme, mais d’attraction.
On voit souvent des posts avec un design magnifique et un texte avec de belles tournures de phrases, mais qui ne fonctionnent pas. Alors que d’un autre côté, un design banal avec un texte classique, mais qui a une bonne structure, vont avoir un super engagement.
D’ailleurs, la création de contenus n’est pas uniquement faite pour les réseaux sociaux, mais est utile aussi pour la liste mail de votre client, pour son site web, etc.
Votre rôle sera donc de :
- Créer des images qui attirent l’attention des autres et qui correspond à l’image de marque de votre client.
- Modifier des images (ajuster la luminosité, le contraste, ajouter du texte ou des éléments graphiques).
- Monter des vidéos (couper et assembler des vidéos, ajouter de la musique, appliquer des transitions et des effets spéciaux).
- Rédiger des contenus (création de posts sur les Réseaux Sociaux, des articles de blogs, des descriptions de produits, des newsletters, ou même des scripts de vidéos).
Mission n°6 : Les Outils du Web
Peut-être que dit comme ça, vous ne voyez pas vraiment ce que c’est. Mais vous verrez, il y a des missions vraiment intéressantes dans ce domaine.
Votre client veut sûrement mettre en place (ou améliorer) certaines choses pour sa visibilité et la vente de ses produits.
Vous pourrez l’aider sur :
- La mise en place d’un tunnel de vente (mise en ligne des pages pour le parcours du client de votre client, rédaction de mails envoyés automatiquement après l’achat).
- La création de pages de vente (mettre les avantages du produit ou du service de votre client en avant et de manière convaincante pour les visiteurs de cette page).
- La création de la plateforme pour héberger les cours de votre client (création de la plateforme, organisation, ajout des vidéos, etc).
- La création d’un site web basique (un site qui présente les produits, les services et des informations pertinentes).
Donc ce domaine, vous l’avez vu, est un peu plus technique que les autres. Mais si ça vous plaît, n’hésitez pas à vous spécialiser là-dedans car c’est une compétence rémunératrice.
Dernière mission d'une Assistante Virtuelle : L'Assistanat Personnel
Vous pourrez aider votre client à :
- Organiser ses voyages (planification de voyage, réservation des billets d’avions, recherche d’hôtels et organisation d’activités).
- Organiser des événements (anniversaire, mariage, soirée spéciale, soirée business ou autre, vous pourrez prendre en charge la recherche des lieux, la gestion des invitations, la coordination des prestataires, etc).
- La gestion locative (gérer les contrats, vérifier les réservations, communiquer avec les locataires, vérifier auprès de la femme de ménage que la location s’est bien déroulée).
- La recherche (cadeaux, personnel de maison, coachs, restaurants, etc).
