Comment devenir assistante virtuelle indépendante ?
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Vous envisagez de devenir assistante virtuelle mais ne savez pas encore par où commencer ? Voici ce qu’il faut comprendre avant de vous lancer.
Devenir assistante virtuelle (ou assistante digitale) consiste à créer une activité de services à distance pour ses propres clients.
Cela demande de partir de vos compétences, de construire une offre claire, de préparer votre cadre de travail et d’aller chercher vos premières collaborations.
Vous n’avez pas besoin de tout maîtriser avant de commencer. Mais vous devez avancer dans un ordre réaliste.
Pour devenir assistante virtuelle indépendante, vous devez :
- vérifier que ce projet peut trouver sa place dans votre situation ;
- transformer ce que vous savez déjà faire en premiers services ;
- construire une offre, choisir un cadre adapté et commencer à chercher vos clients.
Le métier ne repose ni sur des missions distribuées automatiquement, ni sur un revenu garanti au démarrage. Il se construit progressivement, avec des prestations utiles, des échanges réels et des clients que vous apprenez à fidéliser.
Sommaire
- Ce que devenir assistante virtuelle implique
- Vérifier si votre projet est réaliste
- Transformer vos compétences en services
- Construire une offre claire
- Poser un modèle économique viable
- Préparer le cadre administratif et les outils
- Trouver ses premiers clients
- Organiser votre lancement étape par étape
Devenir assistante virtuelle indépendante : ce que cela implique
Quand on parle de devenir assistante virtuelle, il ne s’agit pas de trouver un emploi en télétravail.
Il s’agit de créer une activité de services indépendante et de travailler avec vos propres clients.
Vous choisissez les missions que vous proposez, les collaborations que vous acceptez et le cadre que vous négociez. En contrepartie, vous êtes responsable de ce que vous livrez, des délais annoncés et de la qualité de vos échanges.
Le travail à distance fait partie du métier, mais il ne le définit pas à lui seul. Vous pouvez travailler depuis chez vous et échanger avec vos clients par e-mail, téléphone, visioconférence ou outils partagés.
Pour approfondir
Visualisez l’organisation quotidienne et la collaboration à distance.
Le travail à distance d’une assistante virtuelle
La différence avec le salariat est simple : vous n’avez pas un employeur qui vous confie un poste et organise votre travail. Vous intervenez sur une prestation définie avec un client.
Il y a toujours des attentes et des contraintes, mais la relation n’est pas la même.
Ce n’est pas non plus un système où des missions arrivent automatiquement. Les plateformes peuvent parfois vous aider à repérer des opportunités, mais elles ne garantissent ni clients ni revenu.
Dans les faits, une assistante virtuelle gère deux choses en même temps :
- les services qu’elle réalise pour ses clients ;
- son activité : son offre, ses tarifs, son organisation et la recherche de nouvelles collaborations.
Vous n’avez pas besoin de tout maîtriser avant de commencer. En revanche, l’autonomie ne consiste pas à travailler sans cadre. Elle consiste à construire un cadre réaliste et à le tenir.
La première vraie question est donc souvent celle-ci : est-ce que ce projet peut trouver sa place dans votre situation actuelle ?
Vérifier si votre projet est réaliste dans votre situation
Avant de réfléchir à votre future offre ou à vos premiers clients, regardez votre situation telle qu’elle est aujourd’hui.
Pas celle que vous aurez « quand vous aurez plus de temps ». Celle de maintenant.
Vous avez peut-être déjà un emploi, une vie de famille, des obligations ou simplement peu de marge dans vos semaines. Ce n’est pas forcément incompatible avec le projet. Mais il faut savoir quel espace vous pouvez réellement lui donner.
Commencez par votre temps disponible.
Chez WebWorking, nous conseillons de pouvoir réserver au moins cinq heures par semaine à votre projet pour avancer de façon régulière. Cela laisse le temps d’apprendre, de construire une première offre, de commencer à chercher des clients et de réaliser vos premières missions.
En dessous, vous pouvez toujours développer une petite activité complémentaire. Mais le volume devient vite trop faible si votre objectif est d’en tirer un revenu significatif.
Et surtout, ces cinq heures doivent exister dans votre agenda. Pas seulement dans l’idée que « vous trouverez bien le temps ».
Regardez ensuite votre situation financière.
Une activité indépendante ne produit pas forcément des revenus dès les premières semaines. Cela ne signifie pas qu’il faut attendre d’avoir toutes les conditions parfaites pour commencer.
Démarrer progressivement, à côté d’un emploi salarié par exemple, peut être une bonne stratégie. Votre situation de départ détermine surtout le rythme auquel vous pouvez avancer et le niveau de risque que vous pouvez accepter.
Posez-vous quelques questions simples :
- Pouvez-vous réellement dégager au moins cinq heures par semaine ?
- Pouvez-vous commencer à côté de votre activité actuelle si vous ne pouvez pas vous permettre une période sans revenu ?
- Êtes-vous prête à apprendre de nouvelles choses et à prendre certaines décisions seule ?
- L’idée d’échanger avec des clients, de parler de vos services et de chercher des collaborations vous semble-t-elle envisageable ?
- Avez-vous envie de construire une activité, et pas uniquement d’effectuer des tâches à distance ?
Vous n’avez pas besoin de cocher toutes les cases parfaitement dès aujourd’hui.
Parler de vos services ou chercher des clients peut vous mettre mal à l’aise au début. Ce sont aussi des compétences qui s’apprennent.
En revanche, si vous recherchez uniquement un travail que quelqu’un vous attribue, avec un revenu garanti et sans avoir à développer votre propre activité, le modèle indépendant risque de ne pas correspondre à ce que vous recherchez.
Vous ne partez probablement pas de zéro. Votre parcours professionnel vous a déjà donné des compétences que vous pouvez transformer en services.
Pour approfondir
Identifiez les acquis de votre parcours que vous pouvez déjà mobiliser.
Les compétences d’une assistante virtuelle
Transformer vos compétences en premiers services
Quand on envisage une reconversion, on peut facilement avoir l’impression qu’il faut repartir de zéro.
En réalité, si vous avez déjà travaillé plusieurs années, c’est rarement le cas.
Vous avez probablement accumulé des compétences qui vous semblent banales parce que vous les utilisez depuis longtemps : organiser, coordonner, répondre à des clients, suivre des dossiers, préparer des documents ou gérer des imprévus.
Le plus simple est de partir de ce que vous avez fait jusque-là. Pas seulement de votre intitulé de poste, mais des tâches que vous maîtrisez réellement.
Prenons un exemple.
Si vous avez travaillé dans l’administratif, vous avez peut-être déjà organisé des agendas, suivi des dossiers, répondu à des demandes ou préparé des documents. Vous n’avez peut-être jamais porté le titre d’« assistante virtuelle ». Pourtant, une partie de ce que vous savez faire peut devenir un service utile pour un entrepreneur qui manque de temps ou d’organisation.
Ce sont des compétences transférables : des savoir-faire acquis dans un métier ou une expérience, que vous pouvez utiliser dans un autre contexte.
L’idée est de faire ce chemin :
expérience → compétence → service possible → besoin client
Par exemple :
- vous avez géré les e-mails d’une équipe : vous pouvez proposer un tri et un suivi de boîte mail ;
- vous avez préparé des documents ou des tableaux : vous pouvez aider un client à organiser ses dossiers ou suivre son activité ;
- vous avez travaillé avec des clients : vous pouvez prendre en charge une partie du suivi, des relances ou des demandes courantes ;
- vous connaissez un secteur précis : vous en comprenez déjà le vocabulaire, les contraintes et une partie des besoins.
Un client ne cherche pas seulement quelqu’un qui « sait utiliser Excel » ou qui est « organisée ». Il cherche quelqu’un capable de lui faire gagner du temps, de suivre les demandes qui s’accumulent ou de remettre de l’ordre dans une partie de son quotidien.
C’est donc moins la liste de vos compétences qui compte que ce qu’elles permettent de faire pour un client.
Et le diplôme dans tout ça ?
Vous n’avez pas besoin d’un diplôme portant le titre d’assistante virtuelle. Vos clients achètent avant tout votre capacité à prendre en charge correctement les services que vous leur proposez : maîtriser votre sujet, être fiable et tenir vos engagements.
Cela ne veut pas dire qu’il ne faut jamais se former. Si vous souhaitez proposer une prestation que vous ne maîtrisez pas encore, il faudra apprendre, pratiquer et acquérir le niveau nécessaire avant de la vendre.
Pour approfondir
Vous vous demandez si une formation est nécessaire avant de vous lancer ?
La formation d’assistante virtuelle
À savoir
Une limite à vérifier
Certaines prestations sont réglementées. C’est notamment le cas de la tenue habituelle de la comptabilité d’entreprises clientes, qui relève de l’expertise comptable.
Si une prestation touche à un domaine réglementé, vérifiez précisément ce que vous êtes autorisée à proposer avant de l’ajouter à votre offre.
L’objectif n’est pas de vendre tout ce que vous savez faire.
Commencez par identifier quelques compétences que vous maîtrisez vraiment, puis posez-vous cette question : quel problème concret puis-je résoudre avec ça ?
Construire une offre claire pour un type de client
Une fois vos premiers services identifiés, il faut encore les transformer en quelque chose qu’un client comprend immédiatement.
Parce qu’une liste de tâches, ce n’est pas une offre.
« Gestion d’e-mails, agenda, tableaux, réseaux sociaux, administratif… » indique ce que vous savez faire. Mais cela ne dit pas vraiment pourquoi un client devrait vous le confier, ni ce que cela va changer pour lui.
Une offre claire relie quatre éléments :
- les services que vous proposez ;
- le besoin auquel ils répondent ;
- ce que vous prenez concrètement en charge ;
- le cadre de la collaboration.
Prenons un exemple.
Vous êtes à l’aise avec la gestion des e-mails et la relation client. Vous pourriez écrire : « Je propose de la gestion d’e-mails et de la relation client. »
C’est vrai, mais cela reste vague.
Un client comprend beaucoup mieux ce que vous pouvez lui apporter si vous dites : « Je prends en charge le tri de votre boîte mail, les réponses aux demandes courantes et les relances clients. Je vous remonte uniquement les messages qui nécessitent votre décision. »
Les compétences sont les mêmes. Mais, dans le deuxième cas, on comprend ce qui va disparaître de sa charge mentale et ce qu’il continuera à gérer lui-même.
Au début, vous n’avez pas besoin de créer dix offres ni de trouver votre positionnement définitif.
Choisissez plutôt quelques services qui vont bien ensemble, que vous maîtrisez suffisamment et que vous avez envie de réaliser. Si vous êtes à l’aise avec l’organisation et le suivi, vous pouvez par exemple réunir plusieurs services autour du quotidien administratif d’un entrepreneur.
Il faut ensuite réfléchir à qui cette aide serait particulièrement utile.
Cela ne signifie pas forcément choisir immédiatement une niche très précise. Votre type de client peut être défini par son activité, son secteur ou simplement sa situation.
« J’aide les entrepreneurs débordés qui n’arrivent plus à suivre leur administratif » peut être plus pertinent au départ que de décider arbitrairement de travailler avec une seule profession.
L’objectif n’est pas de vous enfermer. Il est de savoir à qui vous parlez et quel problème vous êtes capable de résoudre.
Avant de présenter un service, vérifiez que vous pouvez répondre à ces questions :
- Pour qui est-ce utile ?
- Quel problème cela aide-t-il à résoudre ?
- Qu’allez-vous faire, précisément ?
- Qu’est-ce que le client recevra ou verra avancer ?
- Comment allez-vous travailler ensemble : ponctuellement, chaque semaine, avec quels échanges ?
Pour approfondir
Vous voulez voir quelles prestations vous pourriez proposer ?
Les missions d’une assistante virtuelle
Poser un modèle économique viable
Vous pouvez avoir une bonne offre, trouver des clients… et malgré tout construire une activité qui ne vous rapporte pas suffisamment.
Avant de parler de « bon tarif », vérifiez que votre façon de travailler peut tenir dans votre temps disponible et produire assez de chiffre d’affaires pour que l’activité ait du sens pour vous.
Le premier point consiste à choisir comment vous allez facturer.
Certaines prestations se prêtent à une facturation au temps passé. D’autres sont plus faciles à présenter sous forme de forfait : un ensemble de tâches défini, réalisé chaque mois ou de façon ponctuelle.
Vous pouvez par exemple facturer :
- un nombre d’heures d’assistance chaque mois ;
- une prestation ponctuelle, avec un début et une fin clairement définis ;
- un forfait mensuel pour un suivi régulier.
Le plus important est que le client comprenne ce qui est inclus et que vous sachiez combien de temps la prestation vous demande réellement.
Car une erreur fréquente consiste à raisonner uniquement sur le temps facturé.
Si vous facturez dix heures de prestations dans votre semaine, cela ne signifie pas que votre activité ne vous aura demandé que dix heures de travail. Il faut aussi répondre à certains messages, préparer un devis, envoyer vos factures, organiser votre semaine, chercher de nouveaux clients ou continuer à vous former.
Avant de fixer un prix, regardez plusieurs éléments :
- le temps nécessaire pour réaliser la prestation ;
- le temps de préparation, d’échange et de suivi ;
- les frais, charges et impôts à anticiper selon votre situation ;
- le chiffre d’affaires minimum dont vous avez besoin.
Le temps n’est pas le seul critère. Une mission très technique, qui demande beaucoup d’autonomie ou implique davantage de responsabilités ne se valorise pas forcément comme une tâche plus simple à exécuter.
Votre tarif doit avoir une logique. Regardez ce qui se pratique autour de vous pour obtenir des repères, mais ne vous y arrêtez pas : votre offre, votre niveau et votre organisation comptent aussi.
Enfin, distinguez les missions ponctuelles des collaborations régulières.
Une prestation réalisée une fois génère du chiffre d’affaires une fois. Lorsqu’un client satisfait continue à vous confier certaines missions chaque semaine ou chaque mois, votre activité devient progressivement plus prévisible.
C’est l’un des intérêts de ce métier : vous n’êtes pas obligée de repartir de zéro tous les mois.
Pour approfondir
Vous voulez mieux comprendre comment se construisent les revenus d’une assistante virtuelle ?
Le salaire d’une assistante virtuelle
Préparer le cadre administratif et les outils essentiels
Vous n’avez pas besoin de créer une usine à gaz pour commencer.
Mais avant d’accepter une première mission, vous devez être en règle et savoir clairement comment vous allez travailler avec vos clients.
Pour démarrer seule, la micro-entreprise est souvent le régime envisagé en premier. Elle est simple à créer et à gérer, mais ce n’est pas automatiquement la meilleure solution dans toutes les situations.
Le choix dépend notamment de l’activité que vous envisagez, de vos autres revenus, de vos frais professionnels et de la façon dont vous pensez faire évoluer votre activité.
L’objectif n’est pas de comparer tous les statuts possibles. Il s’agit de choisir un cadre adapté avant de commencer vos prestations et votre facturation.
Les formalités de création d’entreprise passent aujourd’hui par le guichet unique des formalités des entreprises.
Ensuite, posez les règles de la relation avec votre client.
Avant de commencer une mission, chacun doit savoir :
- ce que vous prenez en charge ;
- ce qui reste à la charge du client ;
- le délai ou le rythme de la prestation ;
- le prix et les modalités de paiement ;
- les conditions de modification ou d’arrêt de la collaboration.
Un devis accepté et, selon la collaboration, un contrat permettent de poser ce cadre dès le départ.
Ce n’est pas de la paperasse pour faire sérieux. C’est ce qui évite qu’un client pense qu’une tâche était incluse alors que vous ne l’aviez jamais prévue, ou qu’une mission s’élargisse progressivement sans être refacturée.
Pour les outils de travail, restez simple.
Vous devez pouvoir échanger avec vos clients, partager et organiser des documents, suivre vos tâches, organiser des rendez-vous à distance si besoin, puis créer et suivre vos devis et factures.
Une messagerie professionnelle, un espace de stockage organisé, un outil de visioconférence et un système simple de suivi peuvent largement suffire au départ.
Enfin, ne négligez pas la sécurité.
Une assistante virtuelle peut rapidement avoir accès à une boîte mail, un CRM, un site WordPress, des réseaux sociaux ou des fichiers clients. Utilisez des mots de passe uniques, activez l’authentification à deux facteurs lorsqu’elle est disponible et évitez de faire circuler des accès sensibles dans des messages.
La confidentialité fait partie du service.
Trouver ses premiers clients
C’est souvent la partie qui fait le plus peur.
Parce qu’à ce stade, il ne suffit plus de préparer son projet : il faut commencer à parler de ce que vous faites à de vraies personnes.
Créer son activité ne crée pas ses clients.
Avant de les chercher, préparez de quoi vous présenter simplement :
- ce que vous proposez ;
- à qui cela peut être utile ;
- le problème que vous pouvez aider à résoudre.
Vous n’avez pas besoin d’un site parfait ni d’une communication très sophistiquée. Mais une personne qui vous découvre doit comprendre rapidement ce que vous faites et pourquoi cela pourrait l’intéresser.
Ensuite, plusieurs pistes existent :
- parler de votre projet à votre entourage professionnel et personnel ;
- recontacter d’anciens collègues, clients ou partenaires ;
- demander des recommandations lorsque vous commencez à travailler avec quelqu’un ;
- contacter directement des professionnels auxquels votre offre pourrait être utile ;
- publier du contenu utile ;
- utiliser des plateformes de mise en relation.
Le réseau peut permettre d’obtenir une première discussion plus facilement. La recommandation repose sur la confiance créée avec un client. La prospection demande d’identifier des personnes auxquelles vous pourriez réellement être utile, puis de les contacter avec un message adapté.
Le contenu peut faire connaître votre travail sur la durée, mais il ne doit pas devenir une façon de repousser indéfiniment les vraies conversations commerciales.
Les plateformes peuvent aider à repérer des opportunités ou à mieux comprendre ce que les clients recherchent. En revanche, elles ne sont pas un emploi. Elles ne garantissent ni mission ni revenu, et ne remplacent pas votre capacité à présenter correctement votre offre.
C’est aussi la réalité de WebWorking : l’accompagnement ne distribue pas automatiquement des missions. Son rôle est de vous aider à construire une activité et à créer vos propres opportunités.
Au début, mieux vaut souvent choisir un ou deux canaux que vous êtes réellement capable d’utiliser chaque semaine.
Et il faut accepter une réalité : tout le monde ne répondra pas. Certaines personnes ne seront pas intéressées, d’autres n’auront pas besoin de vous maintenant.
Quelques refus ou quelques messages sans réponse ne suffisent pas à conclure que votre offre est mauvaise ou que ce métier ne vous correspond pas. Vos premières démarches servent aussi à apprendre ce qui suscite de l’intérêt et les points à ajuster dans votre offre.
Organiser son lancement étape par étape
Vous n’avez pas besoin d’attendre d’être prête sur tous les sujets pour commencer.
Vous avez besoin d’un premier plan réaliste, adapté au temps dont vous disposez, puis d’avancer étape par étape.
Voici un ordre simple pour structurer votre lancement :
- Regardez votre situation actuelle : le temps disponible, votre situation financière et votre marge de manœuvre.
- Faites le point sur vos compétences et les problèmes qu’elles peuvent aider à résoudre.
- Choisissez vos premiers services, sans chercher à tout proposer.
- Construisez une offre simple : pour qui, pour quel besoin et dans quel cadre.
- Vérifiez votre modèle économique : temps nécessaire, mode de facturation et objectif de chiffre d’affaires.
- Préparez votre cadre administratif et votre fonctionnement avec les clients.
- Choisissez un ou deux canaux pour trouver vos premières collaborations.
- Lancez vos premières démarches et observez les réactions.
- Ajustez votre offre à partir de ce que vous apprenez sur le terrain.
Le piège serait de vouloir terminer chaque étape parfaitement avant de passer à la suivante.
Vous pouvez continuer à clarifier votre offre alors que vous commencez déjà à en parler autour de vous. Vous pouvez apprendre un outil pendant que vous cherchez vos premiers contacts.
À un moment, préparer davantage n’apporte plus grand-chose. Il faut parler de votre offre, obtenir des réactions et voir ce qui se passe réellement.
Se lancer ne signifie pas forcément tout quitter ou basculer immédiatement à temps plein. Cela signifie commencer à faire exister votre activité dans le réel, au rythme que votre situation permet.
Découvrir l’accompagnement WebWorking
Vous voulez être accompagnée pour transformer ce projet en activité ?
Clarifier votre offre, choisir vos premiers services, comprendre comment trouver des clients et avancer avec une méthode : c’est précisément ce que propose l’accompagnement WebWorking.
