Travailler à distance comme assistante virtuelle
fondatrice de WebWorking
En 1 minute
Une assistante digitale en télétravail, aussi appelée assistante virtuelle, travaille pour ses propres clients et réalise ses prestations à distance.
Ses journées mêlent missions, échanges avec les clients, organisation et gestion de sa propre activité. Une partie du travail peut être asynchrone, ce qui laisse davantage de latitude pour organiser son temps.
Mais travailler de chez soi ne signifie ni être disponible toute la journée, ni pouvoir travailler n’importe quand ou dans n’importe quelles conditions. La souplesse dépend des prestations proposées, des délais et du cadre défini avec chaque client.
Télétravail salarié ou activité indépendante à distance : quelle différence ?
Le mot télétravail est souvent utilisé quand on parle du métier d’assistante digitale ou d’assistante virtuelle. C’est pratique pour comprendre qu’on travaille à distance, mais cela peut aussi créer une confusion.
Une assistante virtuelle indépendante n’occupe pas simplement un poste salarié depuis chez elle.
Une salariée en télétravail conserve un employeur, un poste et un cadre défini par l’entreprise. Une assistante indépendante travaille pour ses propres clients, dans le cadre de prestations qu’elle a acceptées.
Au quotidien, cela change beaucoup de choses.
Un client peut par exemple vous confier la gestion d’une partie de sa boîte mail. Vous définissez ensemble ce que vous prenez en charge, les demandes auxquelles vous pouvez répondre seule, celles qui doivent lui être remontées et le délai dans lequel vous intervenez.
Avec un autre client, le fonctionnement peut être complètement différent.
Il peut vous transmettre ses demandes dans un outil de gestion de projet et prévoir un point une fois par semaine. Un autre peut avoir besoin que vous soyez disponible chaque matin sur une plage précise pour assurer son suivi client. Un troisième peut vous confier des tâches presque entièrement asynchrones.
Il n’existe donc pas une seule façon de travailler comme assistante virtuelle.
Vous pouvez avoir plusieurs clients et organiser votre semaine très différemment d’une autre assistante qui propose pourtant des services proches des vôtres.
Le travail à distance est parfois présenté comme la possibilité de travailler « quand on veut ». Ce n’est pas vraiment ça.
Vous avez davantage de latitude pour construire votre organisation et choisir les missions que vous acceptez. Mais une fois que vous avez annoncé à un client qu’un travail sera terminé jeudi, le fait d’être indépendante ne change rien : jeudi, il doit être fait.
Le travail à distance signifie surtout que vous n’avez pas besoin d’être physiquement présente dans les locaux de vos clients.
Pour beaucoup de missions, toute la collaboration peut se dérouler ainsi : les demandes arrivent par e-mail ou dans un outil partagé, les documents sont accessibles en ligne, les points se font en visioconférence lorsqu’ils sont nécessaires et le travail est transmis à distance.
Certaines prestations peuvent nécessiter une présence ponctuelle. Mais ce n’est pas une condition du métier.
C’est cette logique que nous abordons chez WebWorking : construire une activité indépendante exercée à distance, avec ses propres services, ses propres clients et un cadre de collaboration défini avec eux.
WebWorking ne propose donc pas un poste d’assistante à domicile et ne distribue pas automatiquement des missions.
Pour approfondir
Situez le travail à distance dans le rôle et le périmètre global du métier.
La définition du métier d’assistante virtuelle
À quoi ressemble une journée et une semaine de travail à distance ?
Il n’existe pas vraiment de « journée type » d’assistante virtuelle.
Et je me méfie un peu des emplois du temps tout faits qu’on voit parfois passer : ils donnent l’impression qu’il suffirait de reproduire une organisation idéale.
En réalité, votre semaine dépend d’abord de vos missions, de vos clients et de vos propres contraintes.
Une assistante qui gère la relation client d’un e-commerce n’aura pas les mêmes horaires qu’une autre qui prépare des contenus, organise des dossiers ou réalise principalement des tâches administratives en arrière-plan.
Le nombre de clients change aussi beaucoup de choses. Avec un client important, vous pouvez avoir de longues plages consacrées au même environnement. Avec plusieurs collaborations, vous passez davantage d’un sujet, d’un outil et d’un fonctionnement à l’autre.
Une journée dépend des missions et des clients
Une journée peut commencer par la vérification des demandes reçues depuis la veille et un point rapide sur ce qui doit être traité aujourd’hui.
Certaines tâches sont déjà prévues : préparer un document, mettre à jour un tableau, répondre à une série de demandes ou avancer sur une mission en cours.
D’autres bougent en fonction de ce qui se passe.
Un client vous demande une modification. Un autre valide enfin l’élément dont vous aviez besoin pour continuer. Une réponse reçue débloque une tâche en attente.
Chez WebWorking, on conseille donc plutôt de raisonner en blocs de travail et de conserver un peu de marge.
Une validation peut arriver plus tard que prévu, une tâche prendre trente minutes de plus ou un client avoir exceptionnellement une vraie urgence. Si chaque heure de votre journée est déjà occupée, le moindre décalage se répercute sur tout le reste.
Il faut aussi distinguer deux temps.
Il y a le temps consacré aux clients : les missions que vous réalisez.
Et il y a le temps consacré à votre propre activité : préparer un devis, suivre une facture, organiser la semaine suivante ou répondre à une demande commerciale.
Vous ne gérez pas une entreprise de cinquante salariés. Ces tâches n’occupent pas forcément des heures tous les jours. Mais elles existent.
Pour approfondir
Reliez l’organisation quotidienne aux prestations concrètement réalisées pour les clients.
Les missions d’une assistante virtuelle
Exemple d’une semaine avec plusieurs clients
Prenons un exemple fictif pour comprendre la logique. Dans la réalité, une semaine bouge rarement exactement comme prévu.
Lundi
Vous aviez prévu deux heures pour une tâche administrative récurrente du client A.
Il vous manque finalement une validation. Vous avancez sur ce qui peut l’être, puis passez à autre chose. L’élément attendu arrive en fin de matinée : vous terminerez mardi.
Mardi
Vous avez un point hebdomadaire avec le client B.
Vingt minutes permettent de valider plusieurs sujets, fixer les priorités et éviter ensuite une succession de messages.
Vous terminez également la tâche du client A repoussée la veille, puis consacrez l’après-midi à une mission qui demande davantage de concentration.
Mercredi
Vous aviez volontairement gardé une journée plus légère.
Une partie de cette marge absorbe une tâche qui a pris plus de temps mardi. Vous avancez aussi sur une mission ponctuelle pour le client C.
Selon votre situation personnelle, le mercredi peut simplement être une journée où vous disposez de moins de temps. Votre planning doit alors en tenir compte dès le départ.
Jeudi
Plusieurs heures sans rendez-vous vous permettent d’avancer sur les dossiers de fond et de finaliser des éléments validés par les clients depuis le début de la semaine.
Une nouvelle demande non urgente arrive dans l’après-midi. Elle attendra la plage prévue vendredi.
Vendredi
Vous terminez ce qui doit l’être avant le week-end, transmettez les derniers éléments et préparez les priorités de la semaine suivante.
Vous gardez également un peu de temps pour vos factures, vos devis ou une discussion commerciale en cours.
L’important n’est évidemment pas de réserver tel client à tel jour.
C’est de comprendre qu’une semaine réelle comporte des validations tardives, des tâches qui débordent et des changements de priorité. La marge laissée dans le planning sert justement à absorber ces décalages.
Travail synchrone et asynchrone : comment s’articulent-ils ?
Toutes les missions ne nécessitent pas que vous soyez connectée en même temps que votre client.
Imaginons qu’il vous demande de préparer un document avant jeudi.
Il transmet son brief lundi matin. Vous le consultez pendant votre plage de travail, demandez une précision si nécessaire, puis réalisez la mission mercredi.
Le client n’a pas besoin de rester derrière son ordinateur pendant que vous travaillez, et vous n’avez pas besoin d’être disponible au moment précis où il envoie sa demande.
C’est du travail asynchrone.
C’est une façon de travailler que je trouve particulièrement intéressante lorsqu’on cherche davantage de souplesse. Le client n’a pas besoin de savoir si vous avez travaillé à 9 h ou à 14 h 30 : il doit surtout savoir que sa demande sera prise en charge et pouvoir compter sur le délai annoncé.
Tout ne peut évidemment pas fonctionner ainsi.
Une réunion, un appel ou une permanence de support client sont synchrones. La coordination d’un lancement peut également nécessiter que plusieurs personnes soient disponibles au même moment.
L’idée est donc de distinguer avec chaque client ce qui exige réellement une présence commune de ce qui peut être traité sans interruption.
Comment se déroule une collaboration avec des clients à distance ?
Quand on démarre, il y a un réflexe que je vois souvent : vouloir répondre immédiatement à tout pour rassurer le client.
Un message arrive, on répond. Une notification apparaît, on regarde. Une question arrive sur WhatsApp, on interrompt ce qu’on était en train de faire.
On veut montrer qu’on est disponible.
Le problème, c’est qu’en fonctionnant ainsi toute la journée, on finit par ne plus avoir de vraie plage pour avancer.
À distance, le client doit surtout savoir où transmettre ses demandes, quand elles seront vues et comment suivre ce qui avance.
Chez WebWorking, on insiste sur trois principes : un canal principal pour les demandes, des urgences clairement définies et pas de disponibilité permanente par défaut.
Du brief au travail terminé
Votre client vous écrit :
« Tu peux gérer les mails reçus ce matin ? C’est assez urgent. »
La demande paraît simple.
Mais pouvez-vous répondre directement aux messages ou seulement les trier ? Que faut-il faire valider ? Et que signifie « urgent » : avant midi, ce soir ou demain ?
Tant que ces éléments ne sont pas clairs, il est difficile de travailler de façon réellement autonome.
Une fois le cadre défini, la même mission devient beaucoup plus simple.
Le client transmet sa demande dans l’espace prévu. Vous la consultez pendant votre plage de travail. Vous traitez ce qui entre dans votre périmètre et lui remontez ce qui nécessite sa décision.
Une fois la tâche terminée, elle est indiquée comme telle dans l’outil ou le suivi partagé.
Dans la pratique, les difficultés viennent beaucoup plus souvent d’une consigne mal transmise ou d’un fonctionnement jamais défini que du choix entre ClickUp, Notion ou Trello.
Le fonctionnement qui devient vite pénible :
Le client vous envoie une tâche sur WhatsApp. Une précision arrive ensuite par e-mail. Il ajoute une modification pendant une visioconférence.
Deux jours plus tard, vous cherchez où se trouve la dernière consigne.
Le fonctionnement beaucoup plus simple :
Les demandes sont centralisées dans un même espace. Les informations utiles sont ajoutées directement à la tâche. WhatsApp reste réservé aux situations qui nécessitent réellement une réaction rapide.
Le point hebdomadaire sert à arbitrer ce qui ne peut pas être réglé simplement par écrit.
Avec plusieurs clients, la différence devient vite importante.
Réunions, disponibilité et délais de réponse
La même logique s’applique à votre disponibilité.
Un client peut avoir besoin que vous consultiez ses demandes chaque matin. Un autre peut très bien fonctionner avec un délai de réponse de vingt-quatre heures. Une mission de support peut réellement nécessiter votre présence entre 9 h et 12 h.
Il n’existe pas une règle unique. Mais il faut en poser une.
Quelques points doivent être clairs dès le départ :
- où arrivent les demandes ;
- dans quel délai elles sont normalement consultées ;
- à quels moments vous êtes réellement joignable ;
- ce qui constitue une véritable urgence ;
- comment le client sait qu’une tâche est terminée ou attend sa validation.
Pour certains clients, cela suffit largement.
Vous pouvez par exemple convenir que toutes les demandes passent par un espace partagé, qu’un point de vingt minutes a lieu chaque lundi et que WhatsApp reste réservé aux vraies urgences.
À distance, un client n’a pas besoin de vous voir travailler. Il a surtout besoin de savoir que ses demandes ne se perdent pas, que vous respectez les délais annoncés et que vous le prévenez lorsqu’un problème se présente.
De quoi avez-vous besoin pour travailler correctement à distance ?
On voit souvent des débutantes passer beaucoup de temps à tester Notion, Trello, Slack ou différents outils de facturation alors qu’elles n’ont pas encore un seul client.
Ce n’est pas vraiment là que se joue le démarrage.
Vous avez surtout besoin d’un environnement dans lequel vous pouvez travailler correctement, communiquer avec vos clients et protéger les informations qu’ils vous confient.
Le matériel et l’espace de travail
La base reste simple :
- un ordinateur adapté aux prestations proposées ;
- une connexion internet fiable ;
- un casque ou des écouteurs corrects si vous passez régulièrement des appels ;
- un endroit suffisamment calme.
Un second écran ou une meilleure chaise peuvent devenir très utiles si vous passez beaucoup de temps devant votre ordinateur. Mais ce ne sont pas des prérequis pour commencer.
Le vrai sujet est : pouvez-vous réellement travailler dans cet espace ?
Une table dans une pièce commune peut parfaitement suffire quelques heures par semaine si vous êtes seule et au calme.
La même table devient beaucoup moins adaptée si quelqu’un passe derrière vous toutes les cinq minutes, si vous devez interrompre un appel ou si des informations concernant vos clients restent visibles.
Être chez soi ne supprime pas le besoin d’avoir de vraies conditions de travail.
Vous devez pouvoir vous concentrer, prendre un appel lorsqu’il est prévu et faire comprendre à votre entourage qu’à certains moments, vous êtes à la maison, mais vous travaillez.
Si votre activité dépend entièrement d’Internet, prévoyez également une solution de secours ponctuelle, comme le partage de connexion de votre téléphone.
Les outils et la sécurité des accès
Une assistante virtuelle travaille rapidement dans plusieurs environnements.
Un client utilise Google Drive et Trello. Un autre travaille sur Notion et Slack. Un troisième vous donne accès à son CRM, sa boîte mail ou son site WordPress.
Vous n’avez pas besoin de connaître tous ces outils avant de vous lancer.
Il faut surtout savoir comprendre leur logique, apprendre ceux dont vous avez besoin et vous adapter au fonctionnement du client.
Avec plusieurs collaborations, les mauvaises habitudes deviennent en revanche rapidement gênantes.
Quelques règles suffisent déjà à éviter beaucoup de problèmes :
- utiliser des mots de passe différents et solides ;
- activer l’authentification à deux facteurs lorsqu’elle est disponible ;
- utiliser un gestionnaire de mots de passe pour les accès confiés ;
- protéger l’accès à votre ordinateur ;
- séparer clairement les comptes et fichiers de chaque client.
Recevoir ponctuellement un mot de passe par message peut sembler pratique. Le laisser ensuite pendant des mois dans la conversation l’est beaucoup moins.
Le choix des outils doit rester au service du travail.
S’il faut ouvrir cinq applications pour comprendre ce qu’un client attend de vous, le problème n’est probablement pas que vous manquez d’une sixième.
Quelle flexibilité peut-on réellement avoir ?
La flexibilité dépend beaucoup moins du fait de « travailler de chez soi » que des missions que vous acceptez et du cadre posé avec vos clients.
Certaines prestations vous laissent une grande liberté dans l’organisation de vos journées. D’autres imposent des plages de disponibilité, des réunions ou des délais courts.
Peut-on choisir librement ses horaires ?
Parfois oui. Parfois beaucoup moins.
Si vous préparez des documents ou réalisez des tâches administratives avec une échéance à plusieurs jours, vous pouvez souvent choisir assez librement le moment où vous travaillez.
Si vous assurez du support client ou devez intervenir chaque matin, votre marge est forcément plus réduite.
Chez WebWorking, on insiste beaucoup sur ce point : la flexibilité se joue aussi au moment où vous choisissez vos missions et définissez votre cadre avec les clients.
Deux assistantes travaillant toutes les deux à distance peuvent ainsi avoir des semaines très différentes.
L’une réalise l’essentiel de ses missions entre 9 h et 15 h avec peu d’échanges en direct. L’autre doit être disponible quotidiennement sur certaines plages.
La vraie question est donc : les prestations que vous acceptez sont-elles compatibles avec la vie que vous cherchez à construire ?
Peut-on travailler avec ses enfants à la maison ?
Travailler à domicile peut faciliter l’organisation familiale.
Vous supprimez les trajets et pouvez parfois adapter certaines plages aux horaires scolaires.
Mais être à la maison ne signifie pas pouvoir travailler normalement tout en gardant de jeunes enfants en même temps.
Une mission peut demander une heure sans interruption. Un client peut appeler. Une échéance peut tomber au moment où votre enfant a besoin de vous.
Compter systématiquement sur les siestes, les dessins animés ou les moments où « ils devraient jouer tranquillement » rend l’organisation très fragile.
La vraie question est donc : quels créneaux existent réellement dans votre semaine ?
Pas les heures que vous espérez récupérer. Celles sur lesquelles vous pouvez raisonnablement compter.
Peut-on travailler de n’importe où ?
Beaucoup de missions peuvent être réalisées depuis différents endroits, à condition d’y retrouver de bonnes conditions de travail.
Un espace de coworking, un autre logement ou un lieu calme pendant un déplacement peuvent convenir.
Un café bondé ou une gare sont beaucoup moins adaptés si vous devez participer à une visioconférence, travailler plusieurs heures sur un dossier ou accéder à des informations confidentielles.
La liberté géographique existe donc, mais elle dépend toujours d’une connexion fiable, du calme, de la confidentialité et de votre capacité à réellement travailler.
Peut-on commencer à temps partiel ?
Oui.
Pour une personne qui doit conserver son revenu salarié, commencer à temps partiel est souvent le scénario le plus réaliste.
La condition est de ne pas vendre une disponibilité que vous n’avez pas.
Si vous disposez de dix heures chaque semaine, vos clients et vos missions doivent être compatibles avec ces dix heures.
Une prestation qui demande une présence quotidienne entre 9 h et 12 h ne conviendra pas si vous travaillez encore à temps plein sur ces horaires. Des missions principalement asynchrones seront beaucoup plus faciles à intégrer progressivement.
Il y a une différence importante entre avoir peu de temps et avoir un temps imprévisible.
Quelques heures fixes chaque semaine peuvent permettre de construire quelque chose. Des heures qui apparaissent uniquement « quand vous avez un moment » sont beaucoup plus difficiles à vendre à un client.
Pour approfondir
Évaluez comment ce mode de travail peut s’intégrer à votre situation personnelle et professionnelle.
La reconversion en assistante virtuelle
Quels sont les avantages et les contraintes du travail à distance ?
Les avantages les plus intéressants sont souvent très concrets.
Vous supprimez les trajets quotidiens, maîtrisez davantage votre environnement de travail et n’êtes plus limitée aux entreprises situées près de chez vous.
Cela peut laisser davantage de marge pour organiser votre quotidien.
Mais travailler depuis son domicile fait également disparaître certaines limites que le bureau créait naturellement.
Les difficultés à anticiper
Vous terminez une tâche à 17 h 30.
À 18 h 10, un client vous envoie un message.
Votre ordinateur est encore ouvert à quelques mètres.
Il est facile de répondre « rapidement », puis de recommencer le lendemain.
À domicile, il n’y a plus forcément ce moment très clair où vous quittez physiquement votre lieu de travail. Cette limite, il faut donc apprendre à la créer vous-même.
L’isolement peut également surprendre.
On peut apprécier énormément le calme pendant plusieurs heures et malgré tout ressentir le manque d’échanges avec d’autres adultes ou professionnels.
Il faut parfois recréer volontairement ce que le travail en entreprise apportait sans qu’on y pense : discuter avec d’autres professionnelles, sortir déjeuner, travailler ponctuellement ailleurs ou simplement voir du monde dans la journée.
Même chose pour le mouvement.
Quand vous travailliez hors de chez vous, vous marchiez peut-être jusqu’aux transports, sortiez déjeuner ou vous déplaciez dans les locaux.
À domicile, il est tout à fait possible de passer du bureau à la cuisine puis de revenir au bureau sans avoir réellement bougé de la journée.
Les règles qui rendent ce fonctionnement plus durable
Quelques limites simples permettent déjà d’éviter une bonne partie de ces problèmes :
- avoir une heure à laquelle votre journée se termine réellement ;
- éviter que chaque client puisse vous solliciter sur plusieurs canaux ;
- protéger des plages de concentration sans notifications ;
- sortir et bouger régulièrement dans la journée ;
- surveiller ce qui se passe réellement dans votre planning.
Une semaine peut exceptionnellement déborder parce qu’un client a une urgence ou qu’une mission prend plus de temps que prévu.
Quand toutes les semaines débordent, ce n’est plus un imprévu.
Il faut alors revoir la charge, les délais ou le cadre posé avec certains clients.
Le travail à distance peut réellement améliorer votre quotidien. Mais seulement si vous utilisez cette liberté pour construire un cadre qui vous convient, au lieu de simplement déplacer votre travail du bureau à votre salon.
